Tilinpäätöksen rekisteröinti PRH:lle

Vahvistettu tilinpäätös on ilmoitettava Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kaupparekisteriin. Tämä opas kertoo, miksi myös toimimattoman yhtiön on tehtävä ilmoitus, mitkä ovat ilmoittamisen kaksi tapaa, mikä on määräaika ja mitä tapahtuu, jos ilmoitus myöhästyy.

Pitääkö toimimattoman yhtiön ilmoittaa tilinpäätös kaupparekisteriin?

Kyllä. PRH:n mukaan toimimattomankin yrityksen on ilmoitettava tilinpäätöksensä kaupparekisteriin. Kirjanpitolautakunnan kannan mukaan velvollisuus on ehdoton (KILA 1770/2005). Toiminnan puuttuminen ei siis vapauta ilmoittamisesta.

Ilmoitettava on vahvistettu tilinpäätös. Järjestys on tämä:

1. Hallitus ja mahdollinen toimitusjohtaja päiväävät ja allekirjoittavat tilinpäätöksen (KPL 3:7).
2. Varsinainen yhtiökokous tai osakkeenomistajien yksimielinen osakaspäätös vahvistaa tilinpäätöksen (OYL 5:3, OYL 5:1).
3. Vahvistettu tilinpäätös ilmoitetaan kaupparekisteriin.

Mitä tilinpäätökseen kuuluu ja miten se laaditaan, kerrotaan toimimattoman osakeyhtiön tilinpäätösoppaassa.

Mitä tilinpäätösilmoitukseen tarvitaan?

PRH:n ohjeen mukaan kaupparekisteriin ilmoitettavassa tilinpäätöksessä on oltava edellisen tilikauden vertailutiedot, jos kyseessä ei ole ensimmäinen tilikausi. Allekirjoittajina on oltava päätösvaltainen hallitus sekä mahdollinen toimitusjohtaja.

Kun hallituksessa on yksi varsinainen jäsen ja varajäsen (OYL 6:8), varsinainen jäsen allekirjoittaa tilinpäätöksen yksin. Varajäsen allekirjoittaa vain, jos hän toimii varsinaisen jäsenen sijaisena.

Miten tilinpäätös ilmoitetaan: OmaVero vai YTJ?

Tilinpäätöksen voi ilmoittaa kahdella tavalla.

1. OmaVerossa veroilmoituksen 6B liitteenä. Liitä vahvistettu tilinpäätös veroilmoitukseen ja valitse liitteen tyypiksi "PRH ja Verohallinto". Verohallinto välittää tilinpäätöksen PRH:lle 7 vuorokauden kuluttua vastaanottamisesta. Tapa sopii, kun tilinpäätös on vahvistettu ennen kuin annat veroilmoituksen. Lisätietoa on veroilmoitus 6B -oppaassa.

2. Suoraan YTJ:ssä. YTJ-palvelussa (ytj.fi) ilmoitat tilinpäätöksen suoraan kaupparekisteriin. Tämä tapa sopii erityisesti silloin, kun yhtiökokous pidetään vasta veroilmoituksen määräajan jälkeen. Silloin veroilmoitus annetaan ajallaan ja vahvistettu tilinpäätös ilmoitetaan myöhemmin YTJ:ssä.

Kummallakin tavalla tilinpäätös ilmoitetaan vasta, kun se on vahvistettu.

Mitä YTJ:ssä ilmoitetaan?

Kun ilmoitat tilinpäätöksen YTJ:ssä, annat lomakkeella tilinpäätöksen lisäksi muun muassa nämä tiedot:

• vahvistamispäivä: päivä, jona yhtiökokous tai osakaspäätös vahvisti tilinpäätöksen
• voittoa koskeva päätös: esimerkiksi "Tilikauden tulos kirjataan edellisten tilikausien voitto (tappio) -tilille. Osinkoa ei jaeta."

Yhtiökokouksen pöytäkirjaa tai osakaspäätöstä ei liitetä ilmoitukseen. Säilytä se yhtiön omien asiakirjojen joukossa.

Mikä on tilinpäätöksen rekisteröinnin määräaika?

Vahvistettu tilinpäätös on ilmoitettava kaupparekisteriin 2 kuukauden kuluessa vahvistamisesta (OYL 8:10). Varsinainen yhtiökokous on pidettävä 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (OYL 5:3), joten käytännön takaraja on 8 kuukautta tilikauden päättymisestä.

Kun tilikausi on kalenterivuosi, viimeinen mahdollinen päivä on 31.8. Jos tilinpäätös vahvistetaan aiemmin, esimerkiksi 31.3., määräaika päättyy jo 31.5. Kaikki määräajat ovat määräaikaoppaassa.

Mitä myöhästyminen maksaa?

PRH perii myöhästymismaksun, jos tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Maksut koskevat 1.12.2024 tai myöhemmin päättyneitä tilikausia:

• 150 euroa, kun ilmoitus on enintään 2 kuukautta myöhässä
• 300 euroa, kun ilmoitus on 2-4 kuukautta myöhässä
• 600 euroa, kun ilmoitus on yli 4 kuukautta myöhässä tai se jää kokonaan tekemättä

Maksu kaksinkertaistuu, jos ilmoitus myöhästyy kahtena tai useampana peräkkäisenä tilikautena. Julkiselta osakeyhtiöltä peritään aina kaksinkertainen maksu. Kun ilmoitat tilinpäätöksen YTJ:ssä 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ilmoitus on maksuton.

Mitä jos oma pääoma on negatiivinen?

Jos hallitus havaitsee, että yhtiön oma pääoma on negatiivinen, sen on viipymättä tehtävä osakepääoman menettämisestä rekisteri-ilmoitus kaupparekisteriin (OYL 20:23). Tämä on eri ilmoitus kuin tilinpäätöksen rekisteröinti.

Omaan pääomaan lasketaan tällöin mukaan myös pääomalainat, poistoero ja vapaaehtoiset varaukset. Toimimattoman yhtiön taseesta näet suoraan, onko oma pääoma negatiivinen.

Julkisia osakeyhtiöitä koskee lisäksi erillinen sääntö tilanteesta, jossa oma pääoma on alle puolet osakepääomasta. Yksityistä osakeyhtiötä se ei koske.

Tarkista nämä ennen ilmoittamista

• Tilinpäätös on vahvistettu yhtiökokouksessa tai osakaspäätöksellä.
• Tilinpäätöksessä on vertailutiedot, jos kyseessä ei ole ensimmäinen tilikausi.
• Tilinpäätös on päivätty, ja sen ovat allekirjoittaneet hallitus ja mahdollinen toimitusjohtaja.
• OmaVerossa liitetyypiksi on valittu "PRH ja Verohallinto". Muuten tilinpäätös ei välity PRH:lle.
• YTJ:ssä vahvistamispäivä ja voittoa koskeva päätös vastaavat pöytäkirjaa tai osakaspäätöstä.

Saat asiakirjat valmiina

Ei Liiketoimintaa laatii allekirjoitusvalmiin tilinpäätöksen vertailutietoineen sekä yhtiökokouksen pöytäkirjan, jossa ovat vahvistamispäivä ja voittoa koskeva päätös. Mukana on henkilökohtainen ilmoitusohje, jossa ovat yhtiösi määräajat. Ilmoituksen OmaVerossa tai YTJ:ssä teet itse.

Laadi tilinpäätös ilmaiseksi